Indemnité de séjour forfaitaire pour les missions de longue durée à l'étranger

Les employeurs peuvent, depuis un certain temps déjà, payer une indemnité forfaitaire journalière aux membres de leur personnel qui partent en mission à l'étranger. Ce montant indemnise les petites dépenses faites par le membre du personnel à l'étranger (notamment les frais de repas, les taxis). Le travailleur n'est pas taxé sur cette indemnité, qui est toutefois déductible dans le chef de l'employeur. Jusqu'il y a peu, une telle indemnité forfaitaire ne pouvait être octroyée que pour les courtes missions de 30 jours maximum. Depuis le 10 octobre 2013, c'est également possible pour les missions plus longues, de 24 mois maximum.

Une indemnité pour les petites dépenses faites sur place

Un employeur peut payer une indemnité forfaitaire aux travailleurs qui doivent se rendre à l'étranger dans le cadre de leur travail. Cette indemnité est considérée comme un remboursement de frais propres à l'employeur, ce qui signifie que l'employeur PEUT la déduire à titre de frais professionnels mais qu'elle N'EST PAS imposable à titre de revenus professionnels dans le chef du travailleur.

L'indemnité forfaitaire sert à couvrir les petites dépenses faites par le travailleur.
Sont visés ici :

les frais de repas ;

les frais de transport sur place (p.ex. les taxis, les transports publics) ;

les pourboires.

Ne sont pas couverts par l'indemnité forfaitaire :

les frais de voyage et les frais de déplacement ;

les frais de logement.

Un remboursement forfaitaire ne peut être combiné avec un remboursement sur la base de justificatifs (factures, tickets).

Une indemnité 'forfaitaire'

L'employeur a le choix entre un forfait général de 37,18 EUR par jour ou un forfait spécial qui varie en fonction du pays de destination (le S.P.F. Finances a établi une liste des montants forfaitaires par destination).

Pour le jour du départ et le jour du retour, seule la moitié du forfait peut être accordée.

Si l'employeur rembourse aussi les frais de logement et que ces frais de logement comprennent un ou plusieurs repas, l'indemnité forfaitaire de séjour doit être diminuée de :

15 % (de l'indemnité forfaitaire) pour le petit-déjeuner ;

35 % (de l'indemnité forfaitaire) pour le repas du midi ;

45 % (de l'indemnité forfaitaire) pour le repas du soir ;

5 % (de l'indemnité forfaitaire) pour les menues dépenses.

Désormais aussi pour les voyages jusqu'à 24 mois

Autrefois, une telle indemnité ne pouvait être octroyée que pour de courtes missions de 30 jours maximum. Désormais, elle peut également être payée pour les voyages plus longs, de 24 mois maximum (pour une même mission). Un long séjour est un séjour de plus de 30 jours et de moins de 24 mois.

Si le travailleur s'installe définitivement à l'étranger, le forfait ne peut plus être octroyé.

Exemple

Charles est envoyé à Paris pour un projet important. Sa mission doit durer du 11 janvier au 7 mars 2014. L'indemnité forfaitaire journalière pour la France s'élève à 57,00 EUR.

L'indemnité suivante peut être payée à Charles en exonération d'impôts :

Pour le 11 janvier (le jour du départ compte pour moitié) : 57/2 = 28,50 EUR

Du 12 janvier au 6 mars (54 jours) :  57 × 54 = 3.078,00 EUR

Pour le 7 mars (le jour du retour compte pour moitié) : 57/2 = 28,50 EUR

Total : 28,50 + 3.078,00 + 28,50 = 3.135,00 EUR

Imaginons à présent que l'employeur rembourse à Charles ses nuits d'hôtel avec petit-déjeuner. Dans ce cas, l'indemnité forfaitaire doit être diminuée de 15%. La réduction pour le petit-déjeuner ne doit pas être appliquée pour le jour du départ et le jour du retour, pour lesquels l'indemnité est déjà réduite de moitié. Cela donne alors le calcul suivant :

Pour le 11 janvier : 57/2 = 28,50 EUR (jour du départ)

Du 12 janvier au 6 mars :  48,45 × 54 = 2.616,30 EUR (57 EUR moins 15 % = 48,45 EUR)

Pour le 7 mars : 57/2 = 28,50 EUR (jour du retour)

Total : 28,50 + 2.616,30 + 28,50 = 2.673,30 EUR

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