Êtes-vous prêt pour la date butoir du SEPA?

À partir du 1er février 2014, vous ne pourrez plus utiliser que le numéro de compte européen dans la zone SEPA. Pour les virements et domiciliations que vous transmettez par voie électronique à votre banque, vous devrez utiliser des normes SEPA spécifiques. Certes, les banques pourront vous aider lors de la migration, mais c'est vous qui devrez effectuer le gros du travail. Quelles sont les démarches nécessaires pour que l'administration et la gestion de votre entreprise soient prêtes à temps?

Numéro de compte européen - structure IBAN

Le SEPA ou Single Euro Payments Area (espace unique de paiement en euros) entend créer une zone unique de paiement en euros, ce qui implique l'utilisation d'un cadre juridique européen et de normes européennes en remplacement des réglementations et normes nationales. C'est la raison pour laquelle le virement national sera remplacé par le virement européen ou SEPA Credit Transfer et la domiciliation nationale, par la domiciliation européenne ou SEPA Direct Debit. À partir du 1er février 2014, tous les citoyens, entreprises et autorités pourront effectuer et recevoir leurs paiements en euros dans la zone SEPA aux mêmes conditions et avec les mêmes droits et obligations. La zone SEPA regroupe au total 33 pays: tous les pays de l'Union européenne, plus la Norvège, l'Islande, le Liechtenstein, la Suisse et Monaco.

Le formulaire de virement européen a déjà été introduit sur le marché belge en janvier 2008. Les codes IBAN et BIC doivent être mentionnés sur les formulaires de virement européen.
Le code IBAN (International Bank Account Number) sert à l'identification du compte. Il a une longueur fixe par pays (maximum 34 caractères). En Belgique, le code IBAN compte 16 caractères structurés comme suit: BE suivi de 2 chiffres, suivis à leur tour des 12 chiffres du numéro de compte bancaire (p.ex. le numéro de compte bancaire belge 539-0075470-34 correspond à l'IBAN BE68 5390 0754 7034). Le code IBAN de votre compte bancaire belge figure sur vos extraits.
Le code BIC (Bank Identifier Code) sert à l'identification de la banque du bénéficiaire. Chacune des quelque 6.000 banques européennes a son propre code. Le code BIC est composé de 8 ou 11 caractères (p.ex. BANKBEBB).
À partir du 1er février 2014, vous ne devrez plus mentionner le code BIC pour les paiements nationaux.
À partir du 1er février 2016, vous ne devrez plus mentionner le code BIC pour tous les virements européens.

Des changements pour votre entreprise?

Il vous faudra accomplir un certain nombre de démarches pour que l'administration et la gestion de votre entreprise soient prêtes d'ici le 1er février 2014.

1. Établir un plan d'action
Faites l'inventaire des changements que cela représente pour votre entreprise. L'utilisation de l'IBAN comme numéro de compte signifie que vous devez également adapter tous les moyens de communication mentionnant le numéro de compte. Si vous êtes actif dans plusieurs pays, votre entreprise n'utilisera en principe plus qu'un seul numéro de compte pour effectuer ses paiements en euros.

2. Fixer la date de migration
Il est prévu une période de transition jusqu'au 1er février 2014, au cours de laquelle s'appliqueront les normes tant belges qu'européennes. Vous pouvez donc utiliser les nouveaux produits de paiement dès aujourd'hui. N'attendez pas la dernière minute. Songez aussi à un plan de back-up pour éviter tout problème de cash-flow à l'avenir. Á l'heure actuelle, rien n'indique que la date butoir sera reportée. Une mauvaise réputation ne profite à personne si vous ne pouvez pas respecter vos obligations d'ici le 1er février 2014. Les banques pourraient en outre accuser un retard dans le traitement des transactions et vous pourriez connaître des problèmes de liquidités si vous ne respectez pas la date butoir.

3. Informer les relations
Communiquez votre IBAN et votre date de migration à vos collaborateurs, clients, fournisseurs et autres relations. Collectez également les IBAN de vos clients et relations et modifiez ces données dans votre administration.

4. Contacter votre fournisseur de logiciels
Celui qui utilise des logiciels pour sa comptabilité et la gestion de son entreprise doit faire convertir en IBAN toutes les bases de données contenant des numéros de compte. La migration vers le virement européen implique que le format XML doit être utilisé pour les ordres de paiement donnés à la banque.

5. Point important: la domiciliation européenne
La domiciliation européenne vous permet d'utiliser, partout en Europe, une domiciliation en euros aussi facilement qu'en Belgique. Outre la domiciliation européenne qui existe pour tout un chacun, particuliers et entreprises (appelée Core), il existe une version pour les opérations entre utilisateurs professionnels (Business-to-Business ou B2B). Au plus tard le 1er février 2014, les mandats de domiciliation ne seront plus gérés par la banque, mais par vous-même. La procédure varie selon que vous utilisez les domiciliations pour exécuter des paiements ou pour en recevoir.
La protection du consommateur est également renforcée: ainsi, à partir du 1er février 2014, votre client aura par exemple la possibilité de déterminer lui-même un montant maximal et une périodicité maximale (p.ex. mensuelle, trimestrielle) pour ses domiciliations. Il pourra également décider lui-même quels sont les fournisseurs autorisés à encaisser ses domiciliations.

Le site internet de la Banque nationale de Belgique (www.bnb.be) propose de la  documentation sur tous les aspects du SEPA. Des brochures pratiques sont également disponibles sur www.sepabelgium.be.

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