Création d'une entreprise : sur papier ou par voie électronique ?

L'établissement d'un acte constitutif représente une étape importante lors de la création d'une société. Cet acte doit être déposé au greffe du tribunal de commerce et doit être publié au Moniteur belge. Depuis le 1er août 2013, de nouveaux tarifs s'appliquent pour la publication au Moniteur belge des actes et documents de greffe du tribunal de commerce.

Etablissement de l'acte constitutif

L'acte constitutif reprend les statuts de la société, qui contiennent toutes les caractéristiques de la société, comme sa dénomination, son siège social, son capital et ses modalités de fonctionnement. L'acte constitutif constitue le texte de base lors de la création d'une nouvelle société.
La forme de la société déterminera si l'acte doit être établi sous la forme d'un acte authentique (acte notarié) ou sous la forme d'un acte sous seing privé. Pour les formes juridiques les plus courantes (société anonyme (SA), société privée à responsabilité limitée (SPRL) et société coopérative à responsabilité limitée (SCRL)), il convient de faire appel à un notaire pour rédiger l'acte constitutif. Pour les autres formes de sociétés, un acte sous seing  privé suffit. Il s'agit d'une convention écrite établie par les parties elles-mêmes ou par des tiers.

Enregistrement, dépôt et publication

L'acte constitutif doit ensuite être enregistré auprès d'un bureau d'enregistrement du S.P.F. Finances - Administration du Cadastre, de l'Enregistrement et des Domaines. Les actes authentiques (actes notariés) doivent être enregistrés dans les 15 jours par le notaire ; les actes sous seing privé doivent être enregistrés dans les 4 mois par les associés.
Un extrait de l'acte constitutif doit ensuite être publié. La société acquiert sa personnalité juridique à partir du jour où ont été déposés les extraits de l'acte constitutif à publier. Vous devez déposer l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce du ressort judiciaire dans lequel est établi le siège social de votre société.
La publication des actes de sociétés comme l'acte constitutif est très importante. L'acte de société n'est opposable aux tiers qu'à partir du jour de sa publication, à moins que la société ne prouve que ces tiers en avaient connaissance avant. Personne ne peut contester l'existence de la société à partir de la date d'enregistrement. A ce moment-là, la société reçoit également un numéro d'entreprise de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Frais de publication

La ministre de la Justice, Annemie Turtelboom, a adapté les tarifs de la publication au Moniteur belge des actes et documents des sociétés commerciales et des sociétés civiles à forme commerciale. Dorénavant, les frais de publication des actes et documents seront par ailleurs adaptés le 1er mars de chaque année (au lieu du 1er janvier) à l'indice des prix à la consommation du mois d'octobre de l'année précédente. L'indice de départ est celui du mois de décembre 2012 (au lieu d'octobre 2002). Désormais, les montants adaptés seront publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 février (au lieu du 15 décembre) de chaque année.

Les tarifs pour les actes constitutifs des entreprises et des associations déposés par voie électronique sont abaissés à compter du 1er août 2013 et s'élèvent désormais à 210 euros. Pour les actes constitutifs déposés sur papier, le tarif est désormais fixé à 260 euros, TVA de 21% comprise (au lieu de 243,94 euros).

Le dépôt électronique des actes constitutifs de SA et de SPRL est déjà possible depuis plusieurs années via ce qu'on appelle l''E-dépôt'. L''E-dépôt' a permis de réduire le temps nécessaire à la création d'une société de plus de 50 jours à 3 jours et ce, grâce à l'échange électronique de données entre les autorités et les études de notaire.

N.B. Le dépôt électronique de l'acte constitutif d'une  asbl via www.e-greffe.be coûte désormais 130 euros (180 euros, TVA de 21% comprise, pour un acte constitutif déposé sur papier). L'E-greffe permet uniquement le dépôt des actes constitutifs des asbl. Le dépôt d'autres documents n'est (pour l'instant) pas encore possible. Cette application n'est encore possible non plus pour d'autres formes juridiques. Un arrêté royal du 17 mars 2013 le permet, mais ce service n'est pas encore opérationnel. Dans notre article intitulé  “L'E-greffe désormais possible pour le dossier d'association complet” (EasyWeb mai 2013), nous avions été un peu trop vite en besogne.

Les nouveaux tarifs s'appliquent aussi à compter du 1er août 2013 pour les groupements européens d'intérêt économique (GEIE), les associations sans but lucratif (asbl), les associations internationales sans but lucratif (aisbl), les fondations et les organismes de financement de pensions (OFP) (arrêté ministériel, 11 juillet 2013, Moniteur belge du 22 juillet 2013).

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