Indemnités journalières pour les voyages de service à l'étranger

Lorsqu'un membre du personnel doit effectuer une courte mission à l'étranger, vous pouvez lui payer une indemnité forfaitaire de frais. Le cas échéant, vous pouvez opter pour le forfait général de 37,18 euros par jour (quel que soit le pays où la mission est effectuée) ou pour le montant repris dans la liste de pays du SPF Finances (montant qui varie en fonction du pays). Ce montant est entièrement déductible dans le chef de l'employeur, mais n'est pas taxé dans le chef du travailleur.

Indemnités de défraiement comme pour les fonctionnaires

Les travailleurs qui effectuent une mission à l'étranger reçoivent une indemnité pour le transport et les nuitées, mais aussi pour  les " menues " dépenses telles que les frais de repas ou  de taxi, les pourboires,... Il s'agit en réalité de dépenses propres à l'employeur puisqu'elles sont exposées dans le cadre de l'activité professionnelle. Sont seules visées les " menues " dépenses effectuées sur place. L'employeur peut également  opter pour une indemnisation forfaitaire. Les frais de voyage et de déplacement ainsi que les frais de nuitées ne font pas partie  du forfait.

Ce système est basé sur les indemnités que perçoivent les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement lorsqu'ils effectuent une courte mission officielle à l'étranger. Les pouvoirs publics ont établi une liste de pays dans laquelle l'indemnité forfaitaire varie en fonction du pays où est effectuée la mission. Le montant dépend du coût de la vie sur place. Ainsi l'indemnité journalière est fixée à 43 € pour la Bolivie et à 105 € pour le Japon.

Opter pour le forfait général ou pour le montant de la liste de pays

L'employeur peut choisir de payer le forfait journalier général de 37,18 euros ou le montant repris dans la liste de pays.

Vous trouverez ci-dessous les montants applicables depuis le 1er avril 2013 pour certains partenaires commerciaux importants de la Belgique (Pour la liste complète des pays, voir le Moniteur belge du 6 mai 2013) :

Chine : 83 EUR

Allemagne : 93 EUR

France : 95 EUR

Luxembourg : 92 EUR

Pays-Bas : 93 EUR

États-Unis : 105 EUR

Royaume-Uni : 101 EUR

Pour un voyage de service de 30 jours maximum

Il doit s'agir d'un voyage effectué par un travailleur ou un dirigeant d'entreprise pour le compte de la société. Si la durée du voyage est inférieure à 10 heures ou supérieure à 30 jours, le forfait ne peut pas être appliqué. Le cas échéant, les frais réels doivent être prouvés et remboursés.

La réglementation est applicable aux membres du personnel qui, en principe, exercent leur activité en Belgique mais qui, de temps à autre, doivent se rendre à l'étranger (il peut s'agir d'une mission unique ou de missions présentant un une certaine régularité).

Ne tombent donc pas sous l'application de la réglementation :

les travailleurs qui travaillent en permanence à l'étranger et qui rentrent en Belgique tous les 30 jours ;

les travailleurs pour lesquels les voyages à l'étranger font partie des activités professionnelles normales ;

les travailleurs qui travaillent un ou deux jours par semaine de l'autre côté de la frontière.

Déductible pour l'employeur ; non imposable pour le travailleur

Les indemnités de défraiement constituent le remboursement de dépenses propres à l'employeur, ce qui signifie qu'en principe, elles sont à charge de l'employeur même si elles ont été avancées par le travailleur.

Les indemnités journalières ne sont donc pas taxées dans le chef du travailleur. Quant à l'employeur, il peut les déduire au titre de frais professionnels.

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